Faciliter des rencontres à distance : une valeur méconnue

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Sylvie Deyon

Sylvie Deyon

Avant mars 2020, nous étions principalement sollicités et mandatés par nos clients, pour accompagner et animer des séminaires, des rencontres, des ateliers, des formations sous forme de missions présentielles.

Imaginer rassembler une équipe projet, un CODIR, le Conseil d’Administration d’une entreprise, ou encore plus de 200 participants pour une rencontre… était seulement pensé en présentiel.

Le premier confinement a changé la donne ! 

Nous pouvons saluer les efforts de tous ceux qui se sont lancés aussi rapidement. Les offres en distanciel de toutes sortes ont explosé, webinars, elearning, conférences… 

Beaucoup de ses offres, ont été réalisées dans l’urgence, dans une logique d’apprendre en faisant, sans avoir véritablement appréhendé toutes les spécificités du distanciel. Ce qui fait la valeur du distanciel et également ses écueils quand on imagine seulement reproduire ce que l’on ferait en présentiel. 

Toutes ses offres ont permis de démontrer que l’utilisation du digital était largement possible sur des registres jusque-là encore marginaux, comme la formation, l’apprentissage, le retour d’expérience, la collaboration à distance… 

Elles ont malheureusement, car elles ont été souvent imparfaites, également eu un autre effet, bien moins positif, celui de renforcer l’idée, dans l’inconscient collectif, qu’un séminaire, une formation, un atelier en distanciel constituaient, en comparaison du présentiel, une prestation en mode dégradé.

Dans cette logique, nos clients, leurs acheteurs, imaginent que nos interventions en distanciels valent bien moins que celles que nous préparions en présentiel.

Avec quelques mois d’expériences et de recul, je suis sûre que chacun peut désormais mesurer que pour réaliser des rencontres à distance réellement qualitatives, cela nécessite un type de préparation et d’attention très spécifique, pour que l’expérience participant soit au minimum égale à celle vécue en présentiel.

Et cela est également valable pour toute réunion, tout atelier ou toute séance de travail organisés à distance par des managers pour leurs équipes. Car le distanciel exagère de façon importante les petites aspérités acceptables en présentiel. Ce que l’on est prêt à tolérer en réunion présentielle devient inacceptable à distance.

Le filtre de l’écran, un environnement pas toujours adapté, l’enchaînement de réunions sans pouvoir profiter de moments informels dans les couloirs pour se rendre d’une réunion à l’autre, la situation de crise sanitaire pesante, l’inquiétude sur l’avenir… tous ces éléments cumulés sont autant de motifs de stress. Prendre soin de chacun et expliquer le sens de ce qui est demandé devient alors plus qu’essentiel. 

J’aimerai donc vous partager l’expérience que nous avons et pas seulement depuis le premier confinement de la réalisation de missions d’accompagnement et de formation en distanciel.

J’aimerai par-là, vous aider à comprendre la valeur ajoutée que cela apporte à vos démarches et toute la préparation minutieuse qui est nécessaire pour les réussir.

S’assurer de la réussite d’un événement, d’une rencontre et d’une formation, hautement qualitative en distanciel va demander bien plus de préparation et de compétences que celles demandées pour une intervention en présentiel.

Tout simplement, parce que le scope des préparatifs est bien plus large qu’en présentiel !

Les détails à penser sont bien plus nombreux, comme :

  • Penser à son environnement en tant que facilitateurs et surtout à celui des participants,
  • Concevoir toute rencontre comme une démarche et choisir la forme appropriée d’accompagnement avec des phases synchrones et asynchrones, 
  • Imaginer comment créer et maintenir la dynamique du groupe à distance dans le temps,
  • Proposer un mix outils adapté, au service du groupe et du sujet, 
  • Animer en co-facilitation en pensant minutieusement la répartition des rôles,
  • Préparer tous les plans B nécessaires pour chaque séquence un peu risquée, particulièrement pour les phases de convergence. 

Détaillons en quelques-uns plus précisément ! 

Penser l’environnement à distance est bien plus complexe que l’utilisation d’une salle avec ses équipements pour réaliser un présentiel. Il s’agira de comprendre l’équipement matériel dont dispose chaque participant individuellement ainsi que le contexte dans lequel il sera, mais aussi d’appréhender l’aisance ou non que chacun aura avec les outils digitaux. 

La facilitatrice, le facilitateur aura lui à s’assurer que les outils qu’il propose, il les maîtrise et surtout qu’ils servent les objectifs du groupe. Et le choix est délicat car l’éventail d’outils à disposition est très large.

Concevoir la forme d’accompagnement avec des phases synchrones et asynchrones et un déroulé séquencé à distance sont bien différents, dans leur temporalité, de ce que l’on peut créer pour un événement ou un atelier en présentiel, si l’on veut avoir une dynamique relationnelle qualitative.

Choisir les bons outils digitaux qui serviront le processus d’échanges et de production demande de l’expertise pour garantir la dynamique du groupe et l’atteinte des livrables, tels que définis en amont.

Enfin, lorsque les enjeux sont importants, il est délicat d’imaginer intervenir à distance seul, co faciliter avec un binôme requiert une complémentarité sur les rôles à tenir et une agilité pour intervenir à deux de façon fluide pour les participants.

Je pourrai vous détailler encore bien d’autres choses.

J’espère que ces premiers éléments vous feront comprendre l’importance de la préparation dans toute intervention en distanciel, car plus qu’en présentiel, l’improvisation est hautement risquée.

Et je souhaiterai insister sur l’opportunité que représente l’organisation de rencontres à distance.

Evidemment, il est plus simple et plus rapide de réunir un groupe de personnes à distance sur un créneaux qui sera de fait moins long qu’en présentiel (pas de déplacement, et souvent une durée plus courte). 

Dans la même logique, il est plus facile de caler différents moments à distance pour progresser avec le groupe par étapes, ce qui permettra une maturation des réflexions entre les réunions et un enrichissement des productions. 

Et je finirai par le champ des possibles qu’ouvre le distanciel :

  • Vous pouvez réunir des gens du monde entier plus facilement, en respectant les fuseaux horaires bien sûr, ce qui avec l’interculturalité apporte sur un sujet des éclairages plus riches.
  • Chaque participant a un accès rapide à Internet, qui offre des possibilités infinies en termes d’informations, de réflexions, de modalités d’animation…
  • Enfin malgré le filtre de l’écran, quand la rencontre a été bien préparée, c’est aussi l’opportunité de belles rencontres et de qualité relationnelle incroyable.

Investissez le budget nécessaire pour une prestation à distance de qualité, cela en vaut largement le prix. 

Alors convaincus ! A bientôt pour tenter l’expérience.

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