Après une action collaborative d’envergure, revient toujours la question : comment maintenir la dynamique instaurée ? Cette question en appelle une autre : comment construit-on une culture collaborative ? Sachant que les budgets pour faire appel à des prestataires extérieurs s’amenuisent chaque jour un peu plus, que faire ?
Une solution radicale, sans doute la moins couteuse de toutes et peut-être la plus efficace consiste tout simplement à supprimer toutes les tables des salles de réunion.
A quoi servent les tables en salle de réunion ?
- A faciliter la prise de notes manuscrites ou tapuscrites.
- A donner un sentiment de sécurité aux personnes réunies.
- Parfois, c’est esthétique et cela met de l’ordre dans la salle
Cependant, force est de constater que les tables de réunion accueillent de plus en plus d’ordinateurs utilisés pour se concentrer sur autre chose que l’objet de la réunion. En outre, les tables de réunion génèrent de nombreuses tactiques plus ou moins tacites de placements particulièrement contre-productifs en matière de collaboratif (le chef qui préside en bout de table, les opposants qui se mettent en face à face, etc.).
Maintenant, explorons les principales conséquences si toutes les tables de réunions étaient supprimées :
- Un sentiment de déstabilisation pour certains participants. Pour d’autres, une sensation de nouveauté libératrice.
- Une pluralité de configurations possibles :
- Les personnes vont choisir de s’asseoir en cercle, qui privilégie l’authenticité des échanges.
- Les personnes vont se regrouper autour d’un support de notes commun (un tableau, un paperbord ou encore un écran), qui privilégie les interactivités et facilite le consensus.
- Le groupe se répartit en sous-groupes, qui privilégie la contribution de tous.
- Une diversité dans l’animation des réunions facilitée. Rien de tel pour garder les esprits focalisés sur l’objet de la réunion
Tout facilitateur sait combien la présence de tables en salle de réunion freine la dynamique collaborative d’un groupe. C’est pourquoi souvent nous aménageons l’espace pour ne pas les utiliser (les tables finissent entassées dans un coin de la salle ou dans le couloir qui y mène). Si en tant que professionnel de la facilitation de processus collaboratifs, nous appliquons cette recette par souci d’efficacité, pourquoi les organisations ne l’appliqueraient-elles pas partout d’elles-mêmes ? Certes, animer un groupe sans tables de réunion demande un peu plus de compétences et d’habilité, mais les formations existent en la matière et sont tout à fait accessibles à ceux qui ont déjà l’habitude d’animer des réunions.
Enfin dernier point, inutile de supprimer toutes les tables des salles de réunion, si elles sont conservées dans les bureaux des dirigeants. Pour construire une culture collaborative, l’exemple doit venir d’en haut ; voilà peut-être le pas le plus difficile à franchir.
Jean-Philippe Poupard
