Quelles sont les différences entre un animateur de réunion et un facilitateur ? Idéalement aucune. Le facilitateur est un animateur de réunion et le garant que celle-ci soit pleinement satisfaisante pour chacun des participants.
Pour arriver à cette fin, le facilitateur doit assumer plusieurs responsabilités, dont voici un aperçu non exhaustif.
En amont de la réunion :
- Clarifier la finalité et l’objectif de la réunion.
- S’assurer que l’objectif à atteindre a du sens pour les participants visés et est motivant.
- Collecter toute l’information nécessaire pour bien comprendre le contexte et la motivation de cette rencontre.
- Déceler les freins possibles à l’atteinte de l’objectif. De courts entretiens préparatoires avec quelques participants cible s’avèrent le plus efficace.
- S’assurer que les bons participants sont invités : ils sont tous nécessaires pour atteindre l’objectif
- Construire les étapes de la rencontre et les outils de facilitation pour les franchir avec succès.
- Communiquer l’agenda de la rencontre aux participants (bien en amont pour leur laisser le temps de s’y préparer).
Pendant la réunion
- Rappeler l’agenda et l’objectif de la rencontre
- Construire et faire respecter un climat favorable à la bonne tenue de la rencontre.
- Stimuler le groupe : questionner et reformuler souvent
- Utiliser des outils de facilitation qui permettent à la créativité de chacun de s’exprimer
- Ecouter ce qui est dit et percevoir ce qui n’est pas dit et mériterait de l’être
- Faire des synthèses régulières d’avancement
- Créer les conditions pour que chacun s’implique dans le processus et que personne ne reste en position d’observateur
- Prendre en note (ou faire prendre en note) les points marquants de l’échange
- S’assurer de l’adhésion de tous aux décisions prises
- Rester neutre sur le contenu
- Valider avec l’ensemble des participants le résultat obtenu
- Valider les étapes du suivi
En aval de la réunion
- Assurer le maintien et le bon déroulement des étapes du suivi décidées
- Penser et agir dans l’intention de rendre le groupe autonome
Certaines de ces responsabilités sont peu habituelles et difficiles à assurer lorsque nous sommes dans le feu de l’action et immergé dans le contenu. Pourtant, l’expérience montre que ces compétences acquises font gagner du temps et le plus souvent contribuent à développer la confiance entre les partenaires, le ciment de l’efficacité collaborative.
Jean-Philippe Poupard
